Бэк-Офис, создание, развитие, автоматизация

Слайд #1

* Левинский А.М. * БЭК-ОФИС СОЗДАНИЕ, РАЗВИТИЕ, АВТОМАТИЗАЦИЯ Автор: Левинский Андрей Михайлович Июль 2007г Левинский А.М.

Слайд #2

* Левинский А.М. * Принцип создания подразделений С чего начать? 1. Цели / Задачи 2. Структура 6. Ресурсы 4. Должностные инструкции 3. Положения о подразделениях 5. Методологическая и нормативная база (в т.ч. Положения о взаимодействии подразделений) 8. Обучение и аттестация 7. Подбор кадров Левинский А.М.

Слайд #3

* Левинский А.М. * Роль БЭК-ОФИСА в компании Подразделение, занимающееся: учетом, документальным оформлением, документооборотом, контролем, исполнением и расчетами операций, поручений и договоров на каком-либо рынке в соответствии с требованиями законодательных и внутренних нормативных документов. Левинский А.М.

Слайд #4

* Левинский А.М. * Кого обслуживает БЭК-ОФИС На операции каких клиентов настроен Ваш БЭК-ОФИС? Клиенты Сама компания VIP Юр. лица Физ. лица Массовый клиент Retail Брокера с клиентами Обычные Финансовые компании (ПИФ, Банк, страховая, пенсионный фонд, и т.п.) Левинский А.М.

Слайд #5

* Левинский А.М. * Требования к БЭК-ОФИСУ Полнота. Своевременность. Точность. Обособленность собственных и клиентских счетов. Учет активов в их стоимостном и количественном выражении методом двойной записи. Документарность Внутреннего учета. Непрерывность учета. Обособленность Внутреннего учета от бухгалтерского и депозитарного учета (порождает обязательность периодических сверок). Учет реализации ценных бумаг по методу ЛИФО / ФИФО. Определение финансового результата от каждой сделки. Принципы Внутреннего учета (на основе постановлений ФСФР): Левинский А.М.

Слайд #6

* Левинский А.М. * Структура БЭК-ОФИСА зависит от: Глобальные критерии: 1. РЫНОК сбыта продуктов; 2. МЕНТАЛИТЕТ КЛИЕНТОВ; 3. СТРУКТУРА компании; 4. СЕТЬ продаж (точки доступа к клиентам). Критерии клиента: 1. БЫСТРО; 2. КАЧЕСТВЕННО; 3. ДЕШЕВО; 4. ПРИЯТНО. Локальные критерии компании: 1. Время, отводимое на операцию (процесс); 2. Количество операций; 3. Величина базы знаний и её изменение во времени; 4. Риски и лимиты; 5. Сложность процессов: 5.1. вариативность процессов; 5.2. наличие фаз/стадий (по времени, по событиям); 5.3. степень стандартизации процессов. Левинский А.М.

Слайд #7

* Левинский А.М. * Требования к БЭК-ОФИСУ Методы нахождения гармонии Автоматизация Учет в Excel Выгрузка отчетов в Excel Специализация Многоплановость Ограничение 2-3 типами операций Стандартизация Вариативность Протоколирование нестандартных действий Централизация Децентрализация Смешанные системы Внешний контроль, применение SLA и KPI Самоконтроль, ответственность Смешанные системы Левинский А.М.

Слайд #8

* Левинский А.М. * Требования к БЭК-ОФИСУ Методы повышения эффективности – создать: 1. Систему мотивации персонала; 2. Систему контроля качества; 3. Соглашения о достижении ключевых показателей эффективности (KPI) сотрудников подразделения; 4. Соглашения об уровне обслуживания – SLA (Service Level Agreement), акцептованные всеми подразделениями; 5. Систему управления по задачам – MBO (Management by Objectives); 6. Проектный офис или выделенное подразделение по разработке и внедрению новых продуктов (обязательно при загруженности сотрудников >90%); 7. Культуру постоянного совершенствования руководителей подразделений и через них транслировать этот принцип на сотрудников; 8. Единую «монокультурную» среду для всех подразделений компании. Левинский А.М.

Слайд #9

* Левинский А.М. * Структура БЭК-ОФИСА Децентрализованный (распределенный) БЭК-ОФИС Руководитель 1 Бизнес блок 1 Руководитель 2 РУКОВОДИТЕЛЬ Руководитель 3 Бизнес блок 2 Бизнес блок 3 ФРОНТ 1 ФРОНТ 2 ФРОНТ 3 БЭК-ОФИС 1 БЭК-ОФИС 2 БЭК-ОФИС 3 МИДЛ-ОФИС 1 МИДЛ-ОФИС 2 МИДЛ-ОФИС 3 Левинский А.М.

Слайд #10

* Левинский А.М. * Структура БЭК-ОФИСА Централизованный (единый) БЭК-ОФИС Руководитель 1 ФРОНТ Руководитель 2 РУКОВОДИТЕЛЬ Руководитель 3 МИДЛ-ОФИС БЭК-ОФИС Фронт бизнеса 1 Фронт бизнеса 3 Фронт бизнеса 2 БЭК бизнеса 1, 2 МИДЛ бизнеса 1 БЭК бизнеса 3 МИДЛ бизнеса 2 Левинский А.М.

Слайд #11

* Левинский А.М. * Структура БЭК-ОФИСА Централизованный (единый) БЭК-ОФИС Руководитель 1 БЭК бизнеса 1 + РУКОВОДИТЕЛЬ БЭК-ОФИСА БЭК бизнеса 2 + БЭК бизнеса 3 + технолог технолог технолог юрист программист программист программист Руководитель 3 Руководитель 2 контролер архивист архивист архивист Левинский А.М.

Слайд #12

* Левинский А.М. * Требования к программе для БЭК-ОФИСА Интегрированность в информационную среду компании. Достоверность информации. Наличие плана счетов, проводок и баланса. Максимальное покрытие необходимого функционала. Гибкость (донастраиваемость). Работа в режиме on-line. Использование ведет к сокращению затрат. Работа через интернет. Масштабирование. Дружественность (интуитивно понятный и красивый интерфейс). Левинский А.М.

Слайд #13

* Левинский А.М. * Видение перспективы 0 t1 t2 t3 t4 t5 t6 время потребности бизнеса Линия видения потребностей бизнеса Создание опережающей системы Требуемая система Плохая система Первая система – прототип Граница текущих возможностей Левинский А.М.

Слайд #14

* Левинский А.М. * Выбор концепции автоматизации Банк-Клиент Существующие в компании системы Бюджетирование, 1С - бухгалтерия Казначейство: Позиция, Планируемые сделки, Фондирование CRM Access, Бос-кадровик, и т.п. БЭК-ОФИС ??? Ядро Левинский А.М.

Слайд #15

* Левинский А.М. * Выбор концепции автоматизации Изобретение автомобиля как транспортного средства для личного пользования. Для нас это работа в Excel или начало разработок бизнес-систем (например, в Access). Изобретение дорожного покрытия (асфальта). Для нас это выбор конкретных типов: языков программирования, баз данных, серверов, компьютерных сетей. По рекомендациям программистов. Аналогия: развитие транспортной индустрии Левинский А.М.

Слайд #16

* Левинский А.М. * Выбор концепции автоматизации Увеличение количества частных автомобилей привело к появлению ПДД. Для нас это правила организации учета операций, правила взаимодействия подразделений и программ. Это делают технологи. Вместе с правилами появились регулировщики и контролеры уличного движения. Для нас это Служба внутреннего контроля. Аналогия: развитие транспортной индустрии Левинский А.М.

Слайд #17

* Левинский А.М. * Выбор концепции автоматизации Увеличение пассажиропотока привело к пробкам на дорогах. Проблема решается только ограничением количества личного транспорта и развитием общественного транспорта. Программы должны быть масштабируемыми. Например, увеличился в 3 раза поток клиентов – добавили 1 сотрудника на прием и обработку документов и «поехали». Аналогия: развитие транспортной индустрии Для нас это технологии «Retail», которые необходимы при обслуживании большого количества людей стандартными продуктами. Левинский А.М.

Слайд #18

* Левинский А.М. * Выбор программы (ПО) - критерии Определяющие критерии: 1. Цена 2. Производительность 3. Покрытие требуемого функционала 4. Модифицируемость. 4.1. Силами производителя. 4.2. Силами своих программистов. 5. Отзывы клиентов. Что неважно, но на что многие «клюют»: 1. Известный брэнд производителя. 2. Красивый интерфейс. 3. «Популярная» программа. 4. Во время демонстраций продавцы обещают, что недостающий в программе функционал они легко и быстро сделают после заключения контракта. 5. Нечистоплотное поведение продавцов («откаты»). свое ПО покупное ПО 3.1. Имеется в системе 50% 70% 3.2. Настраивается 10% 20% 3.3. Возможно при доработке. 40% 10% Левинский А.М.

Слайд #19

* Левинский А.М. * СПАСИБО, ВАШИ ВОПРОСЫ ? Левинский А.М.