Презентация "Полезные функции e\Excel

Слайд #1

Полезное в Excel

Слайд #2

Горячие клавиши Excel
Shift+ пробел – выделить всю строку
Ctrl+ пробел – выделить весь столбец
Ctrl+ «+» - добавить строку(столбец) перед выделенным
Ctrl+А – выделить все данные на листе
Ctrl+S – сохранить рабочую книгу
F2 – переход в режим редактирования ячейки
Alt+Enter - начать новую строку в ячейке
Ctrl+Z – отмена последнего действия
Ctrl+Y – возврат отменённого действия.
Ctrl+C – копировать данные
Ctrl+V – вставить данные
Ctrl+X – вырезать выделенные данные

Слайд #3

Полезные функции в Excel
1. Чтобы вводить данные одновременно на несколько листов книги:
Выделить листы (Ctrl или Shift) и начать вводить данные

2. Если в книге много листов – кликните ПКМ на стрелке переключения листов и выберете в списке нужный

Слайд #4

На что ссылается формула?
Чтобы определить от каких ячеек зависит формула, в разделе «Формулы» нажмите «Влияющие ячейки», предварительно выделив нужную нам ячейку с формулой. Будут видны стрелки, от чего зависит результат вычислений

Слайд #5

Кнопка «Зависимые ячейки» отображает стрелками от активной ячейки к ячейкам, которые зависят от нее по формуле

Слайд #6

Как удалить дубликаты в столбце?
(например, случайно 2 раза написали ФИО)
Вкладка «Данные», «удалить дубликаты

Слайд #7

Скрыть данные
Если мы хотим скрыть данные в Excel, нажимаем во вкладке «Главная» «Формат» и выбираем нужный вариант, предварительно выделив данные (если это не лист)
Скрыть можно как строки, столбцы, так и целые листы.
Скрытые данные можно отобразить, выбрав соответствующую строку в выпадающем списке

Слайд #8

Спарклайн. Их используют, например, для сравнения данных или отображения повышения и спадов показателей
Это небольшая диаграмма, помещенная в одну ячейку.
Всего их 3 вида: график, гистограмма, выигрыш/проигрыш
(делит все данные на два типа: отрицательные и положительные)
Как построить:
Выделяем данные для спарклайна
На вкладке «Вставка» выбираем спарклайн и нужный вид . В появившемся окне указываем место расположения спарклайна и нажимаем «ОК»

Пример «график»
Пример «гистограмма»
Пример «отриц./положит»

Слайд #9

Как быстро скопировать лист?
Нажать клавишу CTRL и, не отпуская ее, переместить ярлычок листа

Слайд #10

Автоподбор ширины столбца
Если в столбце не видна вся информация, выделяем его и щелкаем 2 раза ЛПМ на правую границу столбца


Если не видны данные в нескольких столбцах, выделяем протяжкой мыши столбцы (в заголовках на сером поле с буквами) и щелкаем ЛКМ на границу любого столбца

Слайд #11

Инструмент «Умная таблица»
Выбираем любую ячейку в таблице на вкладке «Главная» выбираем «Форматировать как таблицу», выбираем любой цвет.
Выбираем любой формат таблицы. После чего в нашей таблице появляются стрелочки на заголовках

Слайд #12

После этого в режиме «Конструктор» можно работать с таблицей (предварительно встав на любую ячейку в ней). Мы можем добавить строку итогов внизу таблицы. В данной строке мы можем выбрать любой пункт из списка, который нам предлагается
Можем дать имя таблице, можем дальше продолжать таблицу и она уже будет такого стиля, который мы ей задали

Слайд #13

Сцепить/расцепить
Если наши данные в разных ячейках, а нам нужно их внести в одну, то это можно сделать с помощью &. Пример:

Ставим курсор на ячейку, в которой будет результат, нажимаем знак «=», выделяем первую ячейку, нажимаем «&», выделяем вторую ячейку, нажимаем «&», выделяем следующую ячейку и нажимаем Enter

Чтобы слова печатались с пробелом, формула должна выглядеть так:

Слайд #14

Чтобы разбить данные нужно сохранить надпись как значение
Выделяем надпись, копируем ее и вставляем, как значения (ПКМ)

Слайд #15

Переходим во вкладку «Данные»
Выбираем «Текст по столбцам»
В открывшемся окне выбираем «с разделителями», «Далее»

Слайд #16

Указываем, какой разделитель
Указываем формат для каждого столбца и нажимаем «Готово»

Слайд #17

Формат даты
Можно настроить формат даты с днями неделями, для этого:
Выделяем ячейки с датами и ПКМ отрываем формат ячеек
Выбираем «Все форматы» и из предложенного списка выбираем из списка ДД.ММ.ГГГГ
В строке «Тип» добавляем перед «ДД» еще 3 буквы «Д», после которых ставим точку.
Мы увидим, что сверху нам будет показано, как это будет выглядеть в ячейке. Если не поставить точку псле трех «Д», день недели пропишется полностью

Слайд #18

Фото в примечании
Пример: Допустим, вы делаете таблицу по участию детей в конкурсе фотографий. И хотите видеть, у кого какая фотография была представлена.
1. Щелкаем на ячейке, в которой будет примечание ПКМ и выбираем
2. Далее щелкаем на границу окна примечания и выбираем

Слайд #19

1. На вкладке «Цвета и линии» выбираем способы заливки
2. Выбираем «рисунок» и указываем ссылку на рисунок из файла
3. Теперь при наведении курсора на ячейку с примечанием мы увидим рисунок
! Ячейки с примечанием обозначаются красным треугольником в правом верхнем углу.

Примечание можно показать, скрыть или удалить

Слайд #20

Расчет возраста от текущей даты
Вводим данные для расчета: Дату рождения, текущую дату (с помощью формулы =СЕГОДНЯ().
В Столбце «Возраст» выделяем ячейку для вставки результатов расчетов и в строке формул вводим =ДОЛЯГОДА()
Щелкаем на мастер функций, откроется окно в котором нужно выбрать дату начала (ячейка с датой рождения), конечную дату (ячейка с текущей датой), и базис (ставим цифру 1). Нажимаем ОК
Необходимо смотреть, чтобы ссылки на ячейки были введены в скобках!!!

ВНИМАНИЕ! Ссылка на ячейку с текущей датой должна быть абсолютной!

Слайд #21

Как поместить данные из столбца в строку
Допустим, у вас есть данные в столбце, а вы хотите, чтобы они располагались в строке. Для этого:
1. Копируем данные
2. ПКМ выбираем «Транспонировать»,
предварительно
поставив курсор
в ячейку, для
отображения
результата

Слайд #22

Задание: отработать все на практике